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内容証明郵便とは？徹底解説
内容証明郵便の書き方と文字数とは？徹底解説
内容証明郵便の出し方と提出先とは？徹底解説
内容証明郵便の料金と行政書士に依頼した場合の費用を解説
内容証明郵便で相手方が受け取り拒否した場合を徹底解説
内容証明郵便の封筒の書き方とサイズとは？徹底解説
内容証明郵便の書き方
内容証明郵便には、書き方や書式に一定のルールがあります。郵便局の窓口で受け付け時にチェックされるため、必ずこれらのルールを守ることが重要です。
1. 内容証明郵便の用紙
使用する用紙に特別な決まりはありません。市販されている内容証明郵便用の用紙を利用することもできますが、ほかの用紙でも問題ありません。ただし、差し出した文書は郵便局で5年間保管されるため、しっかり保存できる紙を選ぶことが大切です。劣化しやすいファックスの感熱紙などは避け、品質の良い印刷用紙や厚手のコピー用紙を使うと安心です。
2. 内容証明郵便の書式
文字数や行数は、縦書きか横書きかによって異なります。
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縦書きの場合
1行20文字以内、1枚26行以内 -
横書きの場合
1行13文字以内、1枚40行以内
1行26文字以内、1枚20行以内
また、使用できる文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字・一般的な記号に限られます。英字は地名や企業名などの固有名詞でのみ使用可能です。かっこは2つで1文字、句読点も1文字としてカウントします。
なお、「電子内容証明郵便（e内容証明）」で送る場合は、文字数は1枚あたり1,584 文字を目安に作成します。
3. 差出人・受取人の住所・氏名
内容証明郵便には、差出人と受取人の住所・氏名を必ず記載します。封筒に書かれた内容と文書内の内容が一致していることも重要です。
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弁護士や行政書士に依頼する場合、差出人の住所は不要ですが、通知人の氏名は必ず記載する必要があります。
その他「表題・通知内容・日付・相手の住所氏名・自分の住所氏名」を書くことが一般的です。なお、送り先が法人である場合や、自身が法人である場合は、社名と代表取締役氏名を両方記載します。
4. 同じ文書を3通用意
内容証明郵便は、同一内容の文書を3通用意する必要があります。1通を受取人へ、1通を郵便局で保管、もう1通を差出人が保管します。手書きの場合はコピーで補えますし、パソコン作成なら3通分プリントアウトすれば完了です。郵便局は文書を5年間保管するため、保管しやすい材質の紙を使うと便利です。
5. 封筒への記載と押印
文書だけでなく封筒にも差出人・受取人の住所と氏名を記載します。封筒と文書の内容は必ず一致させてください。差出人の横に押印することは義務ではありませんが、押印することで受取人に差出人の強い意志を伝えられます。特に企業から送付する場合は、押印が行われることが多いです。
表形式で整理
| 項目 | 内容 | 注意点・ポイント |
|---|---|---|
| 用紙 | 市販の内容証明用紙または一般用紙 | 5年間保管されるので、耐久性のある紙を使用 |
| 書式 | 縦書き：1行20字以内・1枚26行以内 横書き：1行13字/26字・1枚40行/20行 | 使用可能文字：ひらがな、カタカナ、漢字、数字、一般記号。英字は固有名詞のみ。かっこ2つ=1文字、句読点1文字 |
| 差出人・受取人 | 住所・氏名を文書と封筒の両方に記載 | 弁護士や行政書士に依頼する場合は差出人住所不要だが氏名は必須 |
| 文書通数 | 同一内容3通（受取人・郵便局・差出人用） | コピーやプリントアウトで対応可能 |
| 封筒の押印 | 任意だが推奨 | 受取人に差出人の意思を伝える効果あり |
| 保管期間 | 郵便局で5年間保管 | 用紙の耐久性を考慮することが大切 |
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内容証明郵便は、文面の書き方や送付方法を誤ると、十分な効果が得られない場合があります。ご自身での作成に不安がある方や、適切な対応を知りたい方は、内容証明郵便に詳しい専門家へ早めにご相談ください。状況に応じたアドバイスで、トラブル解決をサポートします。
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